Δεν χρειάζονται όλες οι επιχειρήσεις μια custom web εφαρμογή. Σε πολλές περιπτώσεις ένα έτοιμο πρόγραμμα, ένα απλό CRM ή ακόμη και ένα καλά οργανωμένο Excel μπορούν να καλύψουν πλήρως τις ανάγκες μιας μικρής επιχείρησης.
Το πρόβλημα αρχίζει όταν η επιχείρηση εξελίσσεται, οι διαδικασίες γίνονται περισσότερες και τα εργαλεία που κάποτε βοηθούσαν αρχίζουν σταδιακά να δημιουργούν περισσότερη δουλειά από αυτή που λύνουν.
Όταν η πληροφορία βρίσκεται παντού
Ένα από τα πιο συνηθισμένα σημάδια είναι η διάσπαση της πληροφορίας. Ένα Excel περιέχει τους πελάτες. Ένα δεύτερο τις πωλήσεις. Τα ραντεβού βρίσκονται σε ημερολόγια. Οι παραγγελίες έρχονται με email. Οι σημειώσεις βρίσκονται σε μηνύματα ή ακόμη και σε χαρτιά.
Κάθε εργαλείο μπορεί να λειτουργεί σωστά από μόνο του. Το πρόβλημα είναι ότι η επιχείρηση δεν έχει μία ενιαία εικόνα. Για να απαντηθεί μια απλή ερώτηση μπορεί να χρειάζεται κάποιος να ανοίξει τρία διαφορετικά αρχεία, να αναζητήσει ένα email και να τηλεφωνήσει σε έναν συνεργάτη.
Εκεί μια custom web εφαρμογή μπορεί να ενώσει πληροφορίες και διαδικασίες σε ένα περιβάλλον.
Όταν τα ίδια στοιχεία καταχωρούνται ξανά και ξανά
Ο πελάτης καταχωρείται σε μια κράτηση. Μετά τα ίδια στοιχεία περνούν στο συμβόλαιο. Έπειτα στο τιμολόγιο. Ίσως και σε κάποιο άλλο αρχείο παρακολούθησης.
Η ίδια πληροφορία γράφεται πολλές φορές. Αυτό δεν δημιουργεί μόνο χαμένο χρόνο. Αυξάνει και την πιθανότητα λάθους.
Σε μια σωστά σχεδιασμένη εφαρμογή, η πληροφορία καταχωρείται μία φορά και ακολουθεί ολόκληρη τη διαδικασία. Στο Rental Management System της Vistakis, για παράδειγμα, η κράτηση μπορεί να μετατραπεί σε συμβόλαιο χωρίς να ξανακαταχωρούνται τα ίδια στοιχεία.
Όταν το έτοιμο πρόγραμμα έχει πολλά — αλλά όχι αυτά που πραγματικά χρειάζεστε
Ένα παράδοξο των έτοιμων επιχειρηματικών εφαρμογών είναι ότι συχνά περιλαμβάνουν εκατοντάδες λειτουργίες. Κι όμως μπορεί να λείπει ακριβώς εκείνη που χρειάζεται η συγκεκριμένη επιχείρηση.
Τότε αρχίζουν οι συμβιβασμοί: «αυτό δεν γίνεται, οπότε θα το κρατάμε στο Excel», «αυτό το πεδίο δεν υπάρχει, ας το γράφουμε στις σημειώσεις», «αυτό δεν υποστηρίζεται, οπότε θα το κάνουμε χειροκίνητα».
Με τον καιρό δημιουργείται ένα παράλληλο σύστημα γύρω από το υποτιθέμενο κεντρικό σύστημα.
Η τεχνολογία πρέπει να υπηρετεί την επιχείρηση — όχι η επιχείρηση να οργανώνει τις διαδικασίες της γύρω από τους περιορισμούς της τεχνολογίας.
Όταν η διοίκηση χρειάζεται πραγματική εικόνα
Τα δεδομένα από μόνα τους δεν έχουν μεγάλη αξία αν δεν μπορούν να μετατραπούν σε πληροφορία. Πόσες επισκέψεις πραγματοποιήθηκαν; Ποιοι πελάτες έχουν καιρό να εξυπηρετηθούν; Ποια προϊόντα κινούνται περισσότερο; Ποιο όχημα είναι πραγματικά διαθέσιμο; Πώς εξελίσσεται η απόδοση;
Μια custom εφαρμογή μπορεί να σχεδιαστεί έτσι ώστε να καταγράφει τα δεδομένα τη στιγμή που δημιουργούνται και να τα μετατρέπει σε dashboards, στατιστικά, ειδοποιήσεις ή, όπου υπάρχει πραγματική χρησιμότητα, σε αναλύσεις με AI.
Στο Sales Force Management της SAMCOS, η διοίκηση δεν βλέπει μόνο την καθημερινή δραστηριότητα του δικτύου πωλήσεων αλλά λαμβάνει και AI αναλύσεις απόδοσης με προτάσεις βελτίωσης.
Όταν η επιχείρηση έχει δικό της τρόπο λειτουργίας
Δύο επιχειρήσεις του ίδιου κλάδου μπορεί να λειτουργούν εντελώς διαφορετικά. Έχουν διαφορετικό πελατολόγιο, διαφορετική εμπορική πολιτική, διαφορετικά στάδια εργασίας και διαφορετικές ανάγκες ελέγχου.
Αυτός είναι και ο βασικός λόγος που μια custom εφαρμογή δεν ξεκινά από έναν κατάλογο λειτουργιών. Ξεκινά από ερωτήσεις:
- Πώς λειτουργεί σήμερα η επιχείρηση;
- Πού χάνεται χρόνος;
- Πού δημιουργούνται λάθη;
- Ποιες πληροφορίες χρειάζεται πραγματικά η διοίκηση;
- Τι μπορεί να αυτοματοποιηθεί;
- Ποια δεδομένα πρέπει να βρίσκονται συγκεντρωμένα;
Η τεχνολογία έρχεται μετά.
Custom δεν σημαίνει απαραίτητα μεγαλύτερο και πιο περίπλοκο
Υπάρχει η αντίληψη ότι μια custom εφαρμογή πρέπει να είναι ένα τεράστιο έργο. Δεν ισχύει. Μπορεί να είναι ένα πολύ συγκεκριμένο ψηφιακό εργαλείο που λύνει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα.
Ένα σύστημα διαχείρισης κρατήσεων. Μια εφαρμογή για ομάδα πωλήσεων. Ένα εργαλείο παρακολούθησης έργων. Ένα ειδικό σύστημα προσφορών. Μια εφαρμογή για τεχνικούς πεδίου. Ένα περιβάλλον διαχείρισης πελατών και διαδικασιών.
Το σημαντικό δεν είναι πόσες λειτουργίες έχει. Το σημαντικό είναι αν αυτές οι λειτουργίες έχουν λόγο ύπαρξης.
Πότε λοιπόν αξίζει;
Μια επιχείρηση έχει σοβαρό λόγο να εξετάσει μια custom web εφαρμογή όταν αρχίζει να αναγνωρίζει αρκετά από τα παρακάτω:
- η πληροφορία βρίσκεται σε πολλά διαφορετικά εργαλεία,
- οι ίδιες εργασίες επαναλαμβάνονται χειροκίνητα,
- υπάρχουν πολλά Excel που πρέπει να ενημερώνονται,
- το υπάρχον πρόγραμμα δεν ακολουθεί τις πραγματικές διαδικασίες,
- η διοίκηση δυσκολεύεται να αποκτήσει συνολική εικόνα,
- σημαντικές πληροφορίες εξαρτώνται από τη μνήμη ανθρώπων,
- η επιχείρηση μεγαλώνει και οι παλιές διαδικασίες δεν κλιμακώνονται.
Τότε το ερώτημα δεν είναι απλώς αν χρειάζεται «ένα ακόμη πρόγραμμα». Το ερώτημα είναι αν αξίζει να δημιουργηθεί το σωστό ψηφιακό εργαλείο για τη συγκεκριμένη δουλειά.
Στην ADWAPPS αυτή είναι η βασική μας φιλοσοφία: Πρώτα κατανοούμε την ανάγκη. Μετά δημιουργούμε το εργαλείο.