Το Excel είναι ίσως ένα από τα χρησιμότερα εργαλεία που δημιουργήθηκαν ποτέ για μια επιχείρηση. Είναι γρήγορο, ευέλικτο, γνωστό σχεδόν σε όλους και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πελάτες, πωλήσεις, αποθήκη, έξοδα, κρατήσεις, προγράμματα και αναφορές.
Και ακριβώς επειδή μπορεί να κάνει τόσα πολλά, υπάρχει ένας κίνδυνος: να συνεχίσουμε να το χρησιμοποιούμε πολύ μετά το σημείο στο οποίο η επιχείρηση το έχει ξεπεράσει.
Το πρόβλημα δεν είναι το Excel. Το πρόβλημα είναι όταν προσπαθούμε να χρησιμοποιήσουμε ένα spreadsheet σαν ολόκληρο επιχειρηματικό σύστημα.
1. Έχετε περισσότερες εκδόσεις του ίδιου αρχείου από όσες μπορείτε να θυμηθείτε
pelates.xlsx → pelates-new.xlsx → pelates-final.xlsx → pelates-final2.xlsx → pelates-SOSTO.xlsx
Αν αυτό σας φαίνεται οικείο, πιθανότατα υπάρχει ήδη πρόβλημα. Όταν πολλοί άνθρωποι χρειάζονται πρόσβαση στα ίδια δεδομένα, η διαχείριση διαφορετικών αρχείων δημιουργεί γρήγορα σύγχυση.
Ποιο είναι το σωστό; Ποιο ενημερώθηκε τελευταίο; Ποιος άλλαξε τι; Σε ένα κεντρικό σύστημα υπάρχει μία πηγή πληροφορίας.
2. Το Excel έχει αρχίσει να αποκτά… δική του μυθολογία
«Μην πειράξεις τη στήλη Κ.» «Μην σβήσεις αυτή τη γραμμή.» «Το συγκεκριμένο κελί πρέπει πάντα να είναι κενό.» «Αυτόν τον τύπο μην τον αντιγράψεις προς τα κάτω.»
Όταν η λειτουργία ενός αρχείου βασίζεται σε προφορικές οδηγίες που γνωρίζουν δύο συγκεκριμένοι άνθρωποι, δεν υπάρχει πλέον πραγματική διαδικασία. Υπάρχει γνώση που βρίσκεται στα κεφάλια συγκεκριμένων εργαζομένων.
3. Καταχωρείτε τα ίδια δεδομένα σε περισσότερα από ένα σημεία
Ένας πελάτης γράφεται στο Excel. Μετά στο πρόγραμμα τιμολόγησης. Μετά σε ένα δεύτερο αρχείο. Ίσως και σε κάποια εφαρμογή επικοινωνίας.
Από τη στιγμή που η ίδια πληροφορία πρέπει να καταχωρείται επανειλημμένα, υπάρχει χώρος για καλύτερη οργάνωση ή αυτοματοποίηση.
Το ιδανικό είναι απλό: η πληροφορία δημιουργείται μία φορά και χρησιμοποιείται παντού όπου χρειάζεται.
4. Χρειάζεστε κάποιον για να σας εξηγήσει τι συμβαίνει
Υπάρχουν επιχειρήσεις που διαθέτουν μεγάλο όγκο δεδομένων αλλά ελάχιστη πραγματική πληροφόρηση. Για να μάθει η διοίκηση τι έγινε τον μήνα πρέπει κάποιος να συγκεντρώσει αρχεία, να κάνει υπολογισμούς και να δημιουργήσει μια αναφορά.
Ένα οργανωμένο ψηφιακό σύστημα μπορεί να δίνει αυτές τις πληροφορίες τη στιγμή που ζητούνται: πωλήσεις, δραστηριότητα, κρατήσεις, πελάτες, απόδοση, εκκρεμότητες και τάσεις.
Σε ένα έργο όπως το SFM της SAMCOS, τα δεδομένα πεδίου μετατρέπονται σε διοικητική εικόνα, στατιστικά και αναλύσεις απόδοσης αντί να παραμένουν διάσπαρτες καταχωρήσεις.
5. Το αρχείο σας προσπαθεί να γίνει εφαρμογή
Dropdowns. Macros. Χρώματα. Κρυμμένα sheets. VLOOKUP. Πολύπλοκοι τύποι. Κουμπιά. Διασυνδεδεμένα αρχεία.
Αυτό συχνά είναι το σημείο όπου μια επιχείρηση έχει ουσιαστικά προσπαθήσει να κατασκευάσει μόνη της μια εφαρμογή μέσα στο Excel.
6. Δεν μπορείτε εύκολα να ελέγξετε ποιος βλέπει ή αλλάζει τι
Σε μια πραγματική επιχειρηματική εφαρμογή οι χρήστες δεν χρειάζεται να έχουν όλοι τα ίδια δικαιώματα. Ο πωλητής μπορεί να βλέπει τα στοιχεία που χρειάζεται για τη δουλειά του, ο υπεύθυνος την ομάδα του και η διοίκηση τη συνολική εικόνα.
Άλλος χρήστης μπορεί να έχει δικαίωμα επεξεργασίας και άλλος μόνο ανάγνωσης. Αυτή η λογική είναι πολύ δυσκολότερο να εφαρμοστεί σωστά όταν όλη η διαδικασία βασίζεται στην ανταλλαγή αρχείων.
7. Η επιχείρηση άλλαξε αλλά το εργαλείο έμεινε ίδιο
Το Excel που δημιουργήθηκε όταν υπήρχαν 50 πελάτες μπορεί να λειτουργούσε τέλεια. Όταν οι πελάτες έγιναν πολλαπλάσιοι, οι εργαζόμενοι περισσότεροι και οι διαδικασίες πιο σύνθετες, το ίδιο εργαλείο μπορεί να αποτελεί πλέον εμπόδιο.
Οι επιχειρήσεις εξελίσσονται. Τα εργαλεία τους πρέπει να εξελίσσονται μαζί τους.
Να πετάξουμε λοιπόν το Excel;
Φυσικά όχι. Το Excel εξακολουθεί να είναι εξαιρετικό για αναλύσεις, υπολογισμούς, πρόχειρα μοντέλα και πολλές καθημερινές εργασίες.
Το ζητούμενο είναι να χρησιμοποιείται για αυτό που κάνει καλά — όχι να αναλαμβάνει τον ρόλο ενός ολόκληρου επιχειρηματικού συστήματος.
Η μετάβαση από ένα spreadsheet σε μια custom web εφαρμογή αρχίζει να έχει νόημα όταν πλέον υπάρχει ανάγκη για κεντρικά δεδομένα, πολλούς χρήστες, δικαιώματα πρόσβασης, αυτοματισμούς, ιστορικό ενεργειών, dashboards, ειδοποιήσεις ή πρόσβαση από διαφορετικές συσκευές.
Σε συστήματα όπως το Rental Management της Vistakis, για παράδειγμα, στόλος, κρατήσεις, συμβόλαια, πελάτες και συντήρηση συνδέονται στο ίδιο περιβάλλον αντί να λειτουργούν σαν ανεξάρτητα αρχεία.
Η ψηφιοποίηση δεν σημαίνει περισσότερα προγράμματα. Σημαίνει καλύτερες διαδικασίες.